En 2021, le Québec a adopté la Loi 25 pour renforcer la protection des données personnelles dans le secteur privé. En vigueur depuis le 22 septembre 2023, cette loi aligne le Québec sur les normes internationales, imposant des obligations strictes aux entreprises et renforçant les droits des individus. Voici un aperçu des principales dispositions et de leur application dans le secteur immobilier.
Les principales mesures de la Loi 25
Au Canada, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) s’applique à l’échelle nationale, et établit des normes pour la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels dans le secteur privé. En plus, certaines provinces ont leurs propres législations, offrant une protection supplémentaire. Le Québec a notamment renforcé sa législation avec l’adoption de la Loi 25, visant à aligner ses normes de protection des données sur les standards internationaux.
1. Consentement explicite
Les entreprises doivent obtenir le consentement explicite des individus avant de collecter, utiliser ou divulguer leurs renseignements personnels. Cela signifie que le consentement doit être clair, libre et éclairé, et que les individus doivent comprendre exactement pourquoi leurs données sont collectées et comment elles seront utilisées.
En pratique : Un promoteur immobilier qui souhaite envoyer des offres promotionnelles par courriel doit demander aux clients potentiels de cocher une case (non pré-cochée) pour accepter de recevoir ces communications. Cette case doit être accompagnée d’un texte clair expliquant que leur adresse courriel sera utilisée uniquement pour l’envoi de ces offres, et non pour d’autres fins.
2. Transparence et information
Les entreprises doivent informer les individus de manière claire et concise sur les finalités de la collecte, les moyens de collecte, les droits des individus et les mesures de protection mises en place. Cette information doit être facilement accessible, par exemple, via une politique de confidentialité sur le site web de l’entreprise.
En pratique : Sur le site de l’entreprise qui collecte des données, doit être publié une page détaillant la politique de confidentialité. Cette page explique quelles données personnelles sont collectées (nom, adresse courriel, préférences d’achat, etc.), pourquoi elles sont collectées (pour offrir des services personnalisés, envoyer des offres promotionnelles, etc.), comment elles seront utilisées (par exemple pour suivre les demandes des clients et les préférences de logement) et les droits des utilisateurs (droit d’accès, de rectification et de suppression).
3. Responsabilité et désignation d’un responsable de la protection des renseignements personnels (DPO)
Les entreprises doivent désigner une personne responsable de la protection des données (DPO) pour superviser la conformité avec la Loi 25 et gérer les incidents de sécurité. Le DPO doit être facilement joignable par les individus souhaitant poser des questions ou exercer leurs droits.
En pratique : L’entreprise doit nommer un DPO dont les coordonnées (nom, adresse courriel, numéro de téléphone) sont publiées sur le site web de l’entreprise. Le DPO est responsable de la mise en œuvre des politiques de protection des données, de la formation des employés sur les pratiques de sécurité des données et de la réponse aux demandes des clients concernant leurs renseignements personnels.
4. Droits des individus
Les individus ont le droit d’accéder à leurs renseignements personnels, de les rectifier, de demander leur suppression et, dans certains cas, de les transférer à un autre fournisseur (droit à la portabilité). Ces droits doivent être respectés par les entreprises de manière efficace et en temps opportun.
En pratique : Un client souhaite exercer son droit à l’oubli et demande à l’entreprise de supprimer toutes les informations personnelles le concernant, telles que ses coordonnées et ses préférences de logement. L’entreprise doit alors effacer toutes les données du client de ses systèmes, à moins que des raisons légitimes (par exemple, des obligations légales) justifient leur conservation. L’agence doit également confirmer par écrit que les données ont été supprimées.
5. Notification des violations de sécurité
Les entreprises doivent notifier rapidement la Commission d’accès à l’information (CAI) et les individus concernés en cas de violation de sécurité impliquant des renseignements personnels présentant un risque de préjudice sérieux. La notification doit inclure des détails sur la nature de la violation, les données affectées et les mesures prises pour remédier à la situation.
En pratique : Un promoteur immobilier détecte une violation de sécurité dans laquelle des informations personnelles de clients potentiels, telles que des adresses courriel et des numéros de téléphone, ont été compromises. Le promoteur doit notifier immédiatement la CAI et informer les clients affectés par la violation. La notification aux clients doit inclure des informations sur la nature de la violation, les types de données affectées, les mesures prises pour sécuriser les systèmes et des conseils sur la façon dont les clients peuvent se protéger (par exemple, en surveillant leurs comptes pour des activités suspectes).
6. Protection et sécurité des renseignements personnels
Les entreprises doivent mettre en place des mesures de sécurité adéquates pour protéger les renseignements personnels contre les accès non autorisés, la perte, le vol et toute autre forme de traitement illégal. Ces mesures peuvent inclure le chiffrement des données, des contrôles d’accès stricts, des audits réguliers et des politiques de gestion des incidents.
En pratique : Un promoteur immobilier met en place plusieurs mesures de sécurité pour protéger les informations personnelles des clients potentiels. Cela inclut le chiffrement des données stockées et transmises, l’utilisation de mots de passe forts et d’authentification multifactorielle pour accéder aux systèmes, des audits réguliers pour détecter et corriger les vulnérabilités, et des politiques strictes de gestion des incidents pour répondre rapidement à toute violation de données.
7. Obligation de transparence
Les entreprises doivent publier des politiques et des pratiques de gestion des renseignements personnels accessibles au public. Ces documents doivent expliquer clairement comment les données sont collectées, utilisées, partagées et protégées, et comment les individus peuvent exercer leurs droits.
En pratique : Une agence immobilière publie sur son site web une politique de confidentialité détaillée qui décrit ses pratiques de gestion des données personnelles. La politique explique les types de données collectées (par exemple, données de navigation, informations de compte), les finalités de la collecte (par exemple, amélioration des services, marketing), les mesures de sécurité mises en place pour protéger les données (par exemple, chiffrement, contrôles d’accès), et les droits des utilisateurs (par exemple, droit d’accès, de rectification et de suppression des données). Elle inclut également des instructions claires sur la façon dont les utilisateurs peuvent exercer leurs droits.
Sanctions et Pénalités
Quels sont les risques encourus en cas de manquement à cette réglementation?
Amendes substantielles
Les entreprises peuvent être condamnées à des amendes pouvant aller jusqu’à plusieurs millions de dollars pour non-conformité.
Poursuites judiciaires
Actions en justice de la part des individus ou des groupes concernés.
Impact sur les opérations
Les sanctions peuvent perturber les opérations et entraîner des coûts de mise en conformité élevés.
Application de la Loi 25 à l’international
La Loi 25 s’applique principalement aux entreprises opérant au Québec et traitant les renseignements personnels des résidents québécois. Voici comment elle est appliqué selon la provenance de l’entreprise et des clients :
Entreprises au Québec
Toute entreprise située au Québec : La Loi 25 s’applique à toutes les entreprises basées au Québec, indépendamment de leurs partenaires commerciaux internationaux. Elles doivent respecter les exigences de la loi pour protéger les données personnelles des résidents québécois.
Commerce avec des entreprises hors du Québec
Entreprises québécoises traitant avec des clients hors Québec : Les entreprises québécoises doivent s’assurer que les données des résidents québécois sont protégées même lorsqu’elles sont transférées à des partenaires hors Québec.
Entreprises hors du Québec
Entreprises hors du Québec traitant des données de résidents québécois : Si une entreprise hors du Québec collecte ou utilise des données de résidents québécois, elle doit respecter les exigences de la Loi 25.
En résumé, la Loi 25 s’applique aux entreprises au Québec et à toute entreprise, où qu’elle soit, qui traite les données personnelles des résidents québécois. Les protections doivent être en place pour garantir la conformité avec la loi.
Les loi de protection de données des autres provinces du Canada
Ces législations provinciales, en complément de la LPRPDE, forment un cadre complet de protection des données personnelles au Canada. Chaque province adapte ses lois pour répondre aux besoins spécifiques de ses résidents, tout en assurant une protection élevée et uniforme des renseignements personnels à travers le pays.
Alberta
Personal Information Protection Act (PIPA)
En Alberta, la PIPA régit la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels par les organisations du secteur privé. Adoptée en 2004, cette loi impose des règles strictes pour assurer que les données personnelles sont protégées et que les individus ont le contrôle sur leurs informations. Les entreprises doivent obtenir le consentement des individus et mettre en place des mesures de sécurité adéquates pour protéger les données.
Colombie-Britannique
Personal Information Protection Act (PIPA)
La Colombie-Britannique dispose également de sa propre PIPA, similaire à celle de l’Alberta. Cette loi, entrée en vigueur en 2004, vise à protéger les renseignements personnels des résidents de la province en imposant des obligations aux organisations du secteur privé. Les entreprises doivent informer les individus sur la collecte de leurs données, obtenir leur consentement, et garantir la sécurité et la confidentialité des informations personnelles.
Ontario
Freedom of Information and Protection of Privacy Act (FIPPA) et Personal Health Information Protection Act (PHIPA)
Bien que l’Ontario n’ait pas de loi équivalente à la PIPEDA pour le secteur privé, elle dispose de lois spécifiques pour les secteurs public et de la santé. La FIPPA régit l’accès à l’information et la protection de la vie privée dans le secteur public, tandis que la PHIPA établit des règles strictes pour la gestion des renseignements personnels sur la santé, garantissant que les informations de santé des individus sont protégées et utilisées de manière responsable.
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Auteur(e) : Louise Vaissaire
